O tamanho de uma apresentação de slides quase sempre se resume a duas coisas: resolução das imagens e mídia incorporada. Diferente de um documento do Word, o PowerPoint traz uma ferramenta própria voltada exatamente para o primeiro ponto — vale a pena usá-la antes de recorrer a qualquer outra coisa. Se preferir pular o PowerPoint por completo, o Comprimir PowerPoint faz automaticamente essa mesma recodificação de imagens: envie o .ppt ou .pptx e baixe uma versão menor em segundos, com os slides, animações e layout intactos.
Toda imagem colada em uma apresentação normalmente é armazenada na resolução que tinha no momento em que foi inserida, geralmente muito maior do que um slide realmente precisa. O PowerPoint pode recodificar todas de uma vez: clique em qualquer imagem, vá em Formato da Imagem → Compactar Imagens, escolha uma resolução de destino (Tela, 150 ppp, geralmente é mais do que suficiente para uma apresentação exibida em projetor ou tela — ninguém vai examinar a foto de um slide em resolução de impressão) e marque “Aplicar a todas as imagens deste arquivo” para fazer isso apenas uma vez. Só isso costuma cortar o tamanho de uma apresentação cheia de fotos pela metade ou mais, sem perda visível de qualidade na tela.
Vale também remover o que você não precisa mais: slides ocultos que você não usa mais continuam totalmente presentes no arquivo, com imagens e tudo, mesmo ficando fora da apresentação exibida, então excluí-los ajuda. Verifique também se há um slide mestre ou layouts sem uso — apresentações que começaram como cópia de outra às vezes carregam layouts de slide e recursos de tema que ninguém usa na apresentação atual. E exclua as anotações do apresentador que você não precisa manter, principalmente as que fazem referência a conteúdo já removido ou que contêm capturas de tela coladas.
O vídeo costuma ser o outro grande vilão: um vídeo incorporado, especialmente um gravado em alta resolução, pode superar todas as imagens da apresentação somadas. Se você não precisa dele incorporado, algumas opções ajudam bastante — vincular o vídeo em vez de incorporá-lo (a partir de um armazenamento em nuvem ou de uma unidade compartilhada), se a apresentação sempre for exibida em um contexto em que esse link funcione; comprimir o vídeo separadamente antes de inseri-lo, em uma resolução compatível com a forma como ele será realmente exibido; ou cortá-lo apenas para o trecho que você usa, em vez de incorporar o clipe original inteiro.
Se o destino da apresentação é alguém lendo ou apresentando a partir dela, em vez de editar os slides, converter para PDF evita todo o problema: o PowerPoint para PDF transforma a apresentação em um único arquivo bem menor, que abre em qualquer dispositivo sem PowerPoint instalado e, deixando as animações de lado, fica idêntico ao original. Se mesmo assim ainda estiver grande demais — algo incomum depois de virar PDF, mas possível em uma apresentação muito carregada de imagens — o Comprimir PDF reduz ainda mais.
Leitura relacionada: Por que seu PowerPoint aparece errado no notebook da apresentação trata de um problema diferente com a mesma solução de fundo, levar um PDF como backup, e Como reaproveitar uma apresentação quando você só tem o PDF cobre o caminho inverso, recuperar slides editáveis a partir de um PDF. Se um único vídeo incorporado é o motivo de a apresentação estar enorme, a compressão sozinha não vai resolver muito — Como reduzir um PowerPoint com vídeo incorporado cobre as opções específicas para esse caso.
Para reduzir a apresentação automaticamente, a ferramenta gratuita Comprimir PowerPoint resolve em segundos — ou, para enviar em vez de editar, o PowerPoint para PDF funciona da mesma forma. Sem cadastro, sem marca d’água, e o arquivo nunca é armazenado.