Uma planilha com fórmulas ativas, referências entre abas e talvez uma macro ou duas não é algo que você queira jogar em uma ferramenta online qualquer na esperança de que dê certo. Cautela razoável — aqui está exatamente o que acontece.
O Comprimir Excel faz exatamente uma coisa: recodifica as imagens incorporadas — capturas de tela, logotipos, fotos coladas — para um tamanho menor, adequado para tela. Essa é toda a operação. Cada valor de célula, cada fórmula, cada intervalo nomeado, cada regra de formatação condicional, cada conexão de dados de uma tabela dinâmica permanece exatamente igual, byte por byte. O compressor nunca abre nem toca no mecanismo de cálculo; ele só acessa as partes do arquivo .xlsx que armazenam imagens. Isso é verificável, não só uma afirmação: abra o arquivo comprimido depois e cada fórmula ainda mostra sua expressão original na barra de fórmulas, ainda recalcula a partir das referências originais, e ainda atualiza corretamente se você mudar uma célula de entrada. Nada em como a planilha funciona muda — só o espaço que suas imagens ocupam.
Se sua planilha é grande principalmente por causa do cache de uma tabela dinâmica, formatação pesada aplicada a colunas inteiras ou conexões de dados externas infladas, e não por imagens incorporadas, a compressão não vai fazer muita diferença — isso não é dado de imagem, então não há nada para um compressor de imagens agir. Isso não é uma limitação que vale a pena contornar com uma configuração mais agressiva; significa que o tamanho vem de outro lugar completamente diferente, e a solução é outra. Veja Por Que Meu Arquivo do Excel Está Tão Grande? para saber como encontrar e limpar cada um desses casos especificamente.
O único formato a observar com atenção é o de macros. Uma planilha que contém macros precisa ser salva como .xlsm, não .xlsx — um formato diferente, ainda que relacionado, que o Excel trata de forma distinta por motivos de segurança. Comprimir um arquivo .xlsm normal funciona exatamente da mesma forma e preserva o código das macros intacto, já que as macros ficam em uma parte da estrutura do arquivo separada tanto das imagens quanto dos dados da planilha. A única coisa que vale a pena verificar você mesmo: depois de baixar, confirme que o arquivo ainda tem a extensão .xlsm (ou que seu download comprimido abre pedindo “Habilitar Conteúdo” para as macros, caso seu e-mail ou navegador tenha renomeado a extensão no caminho) — um arquivo com macros que foi silenciosamente renomeado para .xlsx em algum ponto do processo mostraria macros bloqueadas ou ausentes não porque a compressão as removeu, mas porque o tipo do arquivo mudou.
Se você quiser conferir antes de confiar um arquivo importante a isso, o teste é simples:
- Anote um resultado de fórmula, ou dois, e o tamanho do arquivo, antes de comprimir.
- Passe-o pelo Comprimir Excel.
- Abra o resultado e confirme que as mesmas fórmulas geram os mesmos valores, e que as macros, se houver, ainda funcionam.
- Compare o tamanho do arquivo — a diferença mostra quanto do peso original era realmente imagem.
Depois de comprimir, se o arquivo ainda precisar encolher mais, verifique o cache da tabela dinâmica e a formatação aplicada a colunas inteiras, conforme descrito em Por Que Meu Arquivo do Excel Está Tão Grande?. E se o destino só precisa ver os números, não recalculá-los, Excel para PDF contorna a questão do tamanho de outra forma — um PDF com o mesmo conteúdo costuma ser ainda menor, e ninguém pode alterar suas fórmulas por acidente.
A ferramenta gratuita Comprimir Excel está pronta quando você precisar — sem login, sem marca d’água, e o arquivo é removido dos nossos servidores logo depois de processado.