Uma pasta de trabalho que parece ter só algumas planilhas de números pode chegar a dezenas de megabytes por motivos que nunca aparecem na tela. Diferente de um documento Word, onde as imagens quase sempre são a culpada, o inchaço no Excel geralmente vem de coisas que você não consegue ver apenas rolando pelos dados.
Essa é a maior causa oculta, de longe. Uma Tabela Dinâmica não lê os dados ao vivo toda vez — ela mantém sua própria cópia em cache do intervalo de origem embutida no arquivo, para que a tabela possa ser atualizada instantaneamente. Esse cache pode ser várias vezes maior que os dados visíveis, e persiste mesmo se você depois excluir as linhas de origem. Correção: Arquivo → Opções → Dados → desmarque “Habilitar dados a serem salvos com a pasta de trabalho”, ou exclua e recrie a tabela dinâmica a partir de um intervalo reduzido.
Selecionar uma coluna inteira e aplicar uma cor de preenchimento, borda ou formato numérico — um hábito comum — diz ao Excel que existe formatação em todas as 1.048.576 linhas, não só nas que têm dados, mesmo que nada visível mude. O Excel precisa armazenar essa informação de formatação independentemente de as células estarem vazias. Correção: selecione só o intervalo usado, copie-o para uma nova planilha e veja se o tamanho cai — geralmente cai, e bastante.
Capturas de tela coladas diretamente nas células, logotipos da empresa em cabeçalhos, ou gráficos com dados incorporados são armazenados na resolução original, muitas vezes bem maior do que o necessário para uma planilha. Correção: clique com o botão direito em uma imagem → Formatar Imagem → Comprimir no próprio Excel, ou pule essa etapa manual — Comprimir Excel faz exatamente isso automaticamente: envie o arquivo e ele recodifica cada imagem incorporada para um tamanho adequado à tela, sem alterar seus dados e fórmulas.
Conexões de dados com outras pastas de trabalho, bancos de dados ou fontes do Power Query podem deixar resultados em cache e metadados de conexão mesmo depois que o link original está quebrado ou não é mais usado. Correção: Dados → Editar Links, e remova conexões que não são mais necessárias.
O formato binário mais antigo .xls geralmente é menos eficiente em espaço do que o .xlsx, baseado em XML, para o mesmo conteúdo. Só salvar novamente como .xlsx (Arquivo → Salvar Como → Pasta de Trabalho do Excel) às vezes já recupera um tamanho considerável sem nenhuma outra mudança.
Se o destino é alguém lendo os números em vez de recalculá-los, enviar a planilha de qualquer forma pode ser a escolha errada independentemente do tamanho — uma pasta de trabalho expõe fórmulas, planilhas ocultas e dados antigos por padrão, e convida a edições acidentais (veja Compartilhar uma Planilha Que Ninguém Pode Alterar). Converter para PDF com Excel para PDF evita o problema de tamanho por completo para esse uso — um PDF do mesmo conteúdo visível costuma ser muito menor do que a pasta de trabalho que o gerou, e se ainda estiver grande depois, Comprimir PDF o reduz ainda mais.
- Por Que Meu Documento Word Está Tão Grande? — as causas equivalentes de inchaço em arquivos .docx, mais ligadas a imagens do que a formatação
Preocupado que a compressão vá quebrar algo? Comprimir um Arquivo Excel Quebra Fórmulas ou Macros? responde diretamente a isso — resumindo, fórmulas, macros e dados das células ficam intactos.
Se as imagens incorporadas forem a causa, o Comprimir Excel resolve; para compartilhar em vez de editar, o Excel para PDF funciona igual — nenhum dos dois pede cadastro, deixa marca d’água, ou guarda o arquivo em nossos servidores.