Um documento que você envia a um cliente representa o seu trabalho — o que significa que o próprio arquivo deveria parecer tão acabado quanto o conteúdo dentro dele. Duas coisas prejudicam isso mais do que as pessoas costumam esperar: metadados ocultos deixados da fase de rascunho, e um arquivo final que qualquer pessoa que receba uma cópia pode abrir e editar.
Verifique primeiro o que está escondido no arquivo
Documentos construídos a partir de um modelo compartilhado ou editados ao longo de várias sessões costumam carregar nomes de autores antigos, o nome de um cliente anterior no título, ou comentários deixados de uma revisão interna — nada disso visível na página, mas tudo visível se o cliente abrir as propriedades do arquivo. Faça uma verificação com Metadados do PDF antes de enviar qualquer coisa, e veja Como remover dados ocultos do Word, Excel e PowerPoint se o arquivo de origem ainda não foi convertido para PDF — alterações rastreadas e anotações do apresentador se escondem no formato original, não só na exportação.
Bloqueie a versão final
Um contrato ou fatura que um cliente pode editar e encaminhar silenciosamente não é realmente final. O Bloquear PDF adiciona uma senha para que só quem você autorizou consiga abrir o arquivo — envie a senha por um canal separado (uma mensagem de texto, uma ligação) em vez de no mesmo e-mail do anexo, para que interceptar um não entregue os dois. O raciocínio por trás dessa separação está em Como enviar documentos sensíveis por e-mail com segurança.
Se um documento está saindo para revisão antes de ser final, marque-o como tal — uma marca d’água de “Rascunho” carimbada em todas as páginas deixa evidente, num relance, que os comentários ainda estão em aberto e o conteúdo ainda não está fechado. Depois de aprovado, envie uma cópia final limpa sem a marca d’água, bloqueada com senha. Como adicionar uma marca d’água a um PDF sem o Adobe explica como acertar a opacidade para que o rótulo apareça sem brigar com o texto por baixo. Quando a cópia devolvida é a aprovada, um carimbo de Aprovado em um canto faz o trabalho oposto de uma marca d’água: uma única marca, fora do caminho do conteúdo, em vez de algo repetido pela página inteira. A mesma ferramenta posiciona uma imagem de assinatura ou o selo de uma empresa, que é o que um cliente geralmente está procurando em um contrato contra-assinado.
Antes de enviar, vale confirmar que o arquivo abre corretamente com a senha que você está prestes a enviar, em um dispositivo diferente daquele em que você o criou; conferir o destinatário duas vezes, já que um arquivo bloqueado enviado para a pessoa errada ainda é um erro, só um pouco mais contido; e guardar uma cópia desbloqueada para os seus próprios registros, já que só a cópia do cliente precisa da senha.
Use o Bloquear PDF ou verifique os Metadados do PDF agora — grátis, sem necessidade de conta, sem marca d’água, e os arquivos nunca são salvos em lugar nenhum.