A maioria dos provedores de e-mail limita os anexos a cerca de 25 MB, e um documento digitalizado, um relatório cheio de imagens ou um PDF longo combinado pode ultrapassar isso facilmente. A compressão resolve o problema na maior parte das vezes — mas nem sempre, e vale saber o que fazer quando ela não é suficiente.
O Comprimir PDF é o primeiro passo certo para quase qualquer arquivo grande demais — ele atua nas imagens dentro do documento, que são quase sempre a causa do tamanho, mantendo o texto nítido. O detalhamento completo do que torna um PDF grande, para começo de conversa, está em Como comprimir um PDF para enviar por e-mail.
Algumas situações fazem a compressão sozinha não ser suficiente: um documento digitalizado muito longo, em que dezenas de páginas cheias de imagem se acumulam independentemente do quão bem cada uma comprime individualmente; conteúdo que já foi comprimido uma vez, quando um arquivo salvo ou exportado de novo várias vezes às vezes tem pouco tamanho para ceder sem ficar ilegível; ou um limite rígido bem abaixo de 25 MB, que alguns portais e sistemas de e-mail mais antigos ainda aplicam. Seu PDF ainda está grande demais depois de comprimir? explica por que um arquivo específico se recusa a encolher, vale a pena ler antes de presumir que a compressão falhou.
Se um arquivo continua sem caber depois de comprimido, dividir costuma ser um resultado melhor do que comprimir ainda mais. O Dividir PDF o quebra em partes menores — por intervalo de páginas ou em arquivos individuais — que você envia como vários e-mails ou anexos em vez de forçar um único arquivo a caber no limite, e mantém todas as páginas totalmente legíveis em vez de trocar qualidade por tamanho. Como dividir um PDF em arquivos separados cobre os modos de divisão, e Dividir um PDF respeitando um limite de tamanho cobre como escolher os pontos de corte quando um limite específico é o alvo.
Vale considerar também se o destinatário precisa do arquivo inteiro. Nem todo destinatário precisa de todas as páginas — se só uma seção específica é relevante, extraia apenas essas páginas em vez de enviar, e fazer a pessoa vasculhar, o documento inteiro. Essa costuma ser a solução mais rápida de todas, e produz um arquivo menor e mais útil do que qualquer quantidade de compressão conseguiria. Quando é uma página em vez de uma seção, existe um atalho: no Editar PDF, cada miniatura de página tem seu próprio botão de extrair, que salva apenas aquela página como um PDF próprio. Uma página em um relatório de cem páginas vai passar em qualquer limite de anexo, e o destinatário recebe exatamente o que pediu.
Se dividir ainda não for prático — digamos, o arquivo realmente precisa continuar sendo um único documento —, Qual é o melhor formato de arquivo para enviar um documento por e-mail? cobre as trocas entre formatos, incluindo quando um link compartilhado para um arquivo é mais adequado do que um anexo.
Experimente Comprimir PDF primeiro, depois Dividir PDF se ainda estiver grande demais — grátis, sem necessidade de cadastro, sem marca d’água, e os arquivos são apagados no momento em que o download termina.