La mayoría de los proveedores de correo limitan los adjuntos a unos 25 MB, y un documento escaneado, un informe lleno de imágenes o un PDF combinado largo pueden superar eso fácilmente. La compresión resuelve esto la mayoría de las veces, pero no siempre, y vale la pena saber qué hacer cuando no lo consigue.
Comprimir PDF es el primer paso correcto para casi cualquier archivo sobredimensionado: apunta a las imágenes dentro del documento, que son casi siempre lo que dispara el tamaño, mientras deja el texto nítido. El desglose completo de qué hace que un PDF sea grande en primer lugar está en Cómo comprimir un PDF para enviarlo por correo. Pero hay situaciones en las que la compresión sola no basta: un documento escaneado muy largo, donde docenas de páginas cargadas de imágenes suman independientemente de lo bien que comprima cada una por separado; contenido que ya se ha comprimido una vez, un archivo vuelto a guardar o exportado varias veces que a veces tiene poco tamaño que ceder sin volverse ilegible; o un límite estricto muy por debajo de 25 MB, que algunos portales y sistemas de correo antiguos todavía imponen. ¿Tu PDF sigue siendo demasiado grande después de comprimirlo? explica por qué un archivo concreto se resiste a encoger, y vale la pena leerlo antes de asumir que la compresión ha fallado.
Si un archivo sigue sin caber después de comprimirlo, divídelo en vez de seguir reduciéndolo: Dividir PDF lo parte en trozos más pequeños, por rango de páginas o en archivos individuales, que envías como varios correos o adjuntos en vez de forzar un solo archivo bajo el límite. Esto suele ser mejor resultado que seguir comprimiendo, ya que mantiene cada página totalmente legible en vez de sacrificar calidad por tamaño. Cómo dividir un PDF en archivos separados cubre los modos de división, y Dividir un PDF bajo un límite de tamaño de archivo cubre cómo elegir los puntos de corte cuando un límite concreto es el objetivo.
También vale la pena considerar si el destinatario necesita todo el documento. No todos los destinatarios necesitan todas las páginas: si solo importa una sección concreta, extrae solo esas páginas en vez de enviar, y hacer que tenga que revisar, el documento completo. Esto suele ser la solución más rápida de todas, y produce un archivo más pequeño y más útil que cualquier cantidad de compresión. Cuando es una página en vez de una sección, hay un atajo: en Editar PDF, cada miniatura de página tiene su propio botón de extraer que guarda solo esa página como su propio PDF. Una página de un informe de cien páginas va a pasar cualquier límite de adjuntos, y el destinatario recibe exactamente lo que pidió.
Si dividir sigue sin ser práctico, digamos que el archivo realmente necesita seguir siendo un solo documento, ¿Cuál es el mejor formato de archivo para enviar un documento por correo? cubre las ventajas y desventajas entre formatos, incluyendo cuándo un enlace compartido a un archivo es más apropiado que un adjunto directamente.
Prueba primero Comprimir PDF y luego Dividir PDF si sigue siendo demasiado grande — ninguna de las dos pide registro ni añade marca de agua, y tus archivos se eliminan en cuanto termina la descarga.