Você monta a apresentação no seu notebook, ela fica perfeita, e então você conecta no projetor da máquina de outra pessoa e cada título pulou para duas linhas. A palestra começa em quatro minutos. Veja o que aconteceu e como evitar isso da próxima vez.
As fontes são substituídas. Um .pptx nomeia suas fontes em vez de contê-las. Se a máquina anfitriã não tiver a que você usou — a maioria das fontes de marca, e até algumas da própria Microsoft que só vêm com versões mais novas do Office — o PowerPoint substitui por outra. A substituta tem larguras de letra diferentes, então um título que cabia em uma linha agora quebra, empurra tudo para baixo e transborda da caixa.
As versões renderizam de formas diferentes. PowerPoint 2016, Microsoft 365, PowerPoint para Mac, Keynote e Google Slides lidam de formas ligeiramente diferentes com ajuste automático de texto, sombras, gradientes e SmartArt, o que aparece como elementos deslocados.
A mídia vinculada some. Vídeo e áudio inseridos como link em vez de incorporados moram no seu disco. Em outra máquina, viram uma caixa cinza.
O formato da tela é diferente. Uma apresentação em 16:9 em um projetor 4:3 fica com tarjas pretas ou cortada, dependendo das configurações, o que pode cortar conteúdo perto das bordas.
Converta a apresentação para PDF e leve os dois arquivos. Um PDF incorpora suas fontes e fixa a posição de tudo na página, então o slide 12 fica igual em qualquer máquina, projetor ou celular. Ele abre sem o PowerPoint instalado — o que também cobre o caso em que o notebook anfitrião não tem nenhuma licença do Office.
Você perde as animações e transições no PDF, então apresente a partir do .pptx quando ele funcionar. Mas quando não funcionar, ter o PDF em um pendrive e no seu e-mail transforma uma crise em um dar de ombros.
No dia anterior à apresentação, vale passar por esta lista:
- Incorpore ou evite fontes incomuns. No PowerPoint: Arquivo → Opções → Salvar → Incorporar fontes no arquivo. Ou projete usando fontes que existem em qualquer lugar.
- Incorpore vídeo e áudio, não os vincule.
- Desative o ajuste automático de texto nos títulos, para descobrir em casa que uma linha está longa demais, em vez de assistir ela encolher para 12pt no palco.
- Ajuste o tamanho do slide para combinar com o projetor da sala, se você souber qual é.
- Exporte um PDF e passe os olhos por ele. Qualquer coisa que vá quebrar aparece aqui.
Se você está enviando os slides por e-mail para as pessoas lerem, envie o PDF, e só o PDF. É menor, não pode ser editado, abre no celular, e ninguém vê suas anotações do apresentador. Tanto o formato .ppt antigo quanto o .pptx moderno são convertidos, até 25 MB por arquivo.
Se a apresentação ficou grande demais para anexar, o Comprimir PDF costuma reduzir bastante o tamanho quando há muitas imagens envolvidas. Se o conteúdo for confidencial, proteja com senha antes de enviar. Se só uma parte interessa a quem vai receber, divida o PDF na seção relevante. E se você precisa dos slides como imagens para um site ou uma postagem em rede social, o PDF para imagem devolve cada slide como um JPG ou PNG.
E se alguém te enviar uma apresentação em PDF que você precisa editar, o PDF para PowerPoint a converte de volta em slides editáveis.
Dois guias relacionados: Como converter PowerPoint em PDF para o passo a passo, e Como comprimir uma apresentação de PowerPoint se a apresentação também estiver grande demais para enviar.
Ter o PowerPoint para PDF pronto de antemão custa dois minutos — sem cadastro, sem marca d’água, e o arquivo enviado não fica guardado em lugar nenhum.