Construiste la presentación en tu portátil, quedó perfecta, y entonces la conectas al proyector en la máquina de otra persona y cada título ha saltado a dos líneas. La charla empieza en cuatro minutos. Aquí está lo que ocurrió y cómo evitarlo la próxima vez.
Casi siempre es una combinación de las mismas cuatro cosas. Las fuentes se sustituyen: un .pptx nombra sus fuentes en lugar de contenerlas, y si la máquina anfitriona no tiene la que usaste —la mayoría de las fuentes de marca, e incluso algunas de Microsoft que solo vienen con versiones más nuevas de Office—, PowerPoint sustituye otra por su cuenta; el reemplazo tiene anchos de letra distintos, así que un título que cabía en una línea ahora se ajusta, empuja hacia abajo y se desborda de su cuadro. Las versiones también renderizan de forma distinta: PowerPoint 2016, Microsoft 365, PowerPoint para Mac, Keynote y Google Slides manejan cada uno con pequeñas diferencias el autoajuste de texto, las sombras, los degradados y SmartArt, lo que se traduce en elementos desplazados. Los medios vinculados desaparecen si el vídeo y el audio se insertaron como enlace en lugar de incrustados, porque viven en tu disco y en otra máquina son solo un recuadro gris. Y la forma de la pantalla puede no coincidir: una presentación en 16:9 en un proyector 4:3 queda con bandas negras o recortada según la configuración, lo que puede cortar contenido cerca de los bordes.
La respuesta fiable: lleva también un PDF
Convierte la presentación a PDF y lleva ambos archivos. Un PDF incrusta sus fuentes y fija la posición de todo en la página, así que la diapositiva 12 se ve igual en cualquier máquina, proyector o teléfono. Se abre sin necesidad de tener PowerPoint instalado, lo que también cubre el caso en que el portátil anfitrión no tiene ninguna licencia de Office. Pierdes las animaciones y transiciones en el PDF, así que presenta desde el .pptx cuando funcione; pero cuando no funcione, tener el PDF en una memoria USB y en tu correo convierte una crisis en un simple encogimiento de hombros.
La víspera de una presentación importante vale la pena repasar una pequeña lista: incrusta o evita fuentes poco comunes (en PowerPoint, Archivo → Opciones → Guardar → Incrustar fuentes en el archivo, o diseña directamente con fuentes que existan en todas partes), incrusta el vídeo y el audio en vez de vincularlos, desactiva el autoajuste de texto en los títulos para descubrir en casa que una línea es demasiado larga en lugar de verla encogerse a 12pt en el escenario, ajusta el tamaño de diapositiva al proyector de la sala si lo conoces de antemano, y exporta un PDF y repásalo entero: cualquier cosa que vaya a romperse aparece ahí primero.
Si en cambio estás enviando las diapositivas por correo para que la gente las lea, no para exponerlas, envía el PDF y solo el PDF. Es más pequeño, no se puede editar, se abre en un teléfono, y nadie ve tus notas del orador. Tanto el formato .ppt antiguo como el .pptx moderno se convierten, hasta 25 MB por archivo. Si la presentación resultante es demasiado grande para el correo, comprímela, ya que las presentaciones con muchas imágenes encogen bastante; si es confidencial, protégela con contraseña; si solo vas a repartir una sección, divide el PDF en la parte que necesitan; y si necesitas las diapositivas como imágenes para una web o una publicación en redes, PDF a imagen te da cada diapositiva como JPG o PNG. Si alguien te envía en cambio una presentación en PDF que necesitas editar, PDF a PowerPoint la convierte de nuevo en diapositivas editables.
Dos guías relacionadas: Cómo convertir PowerPoint a PDF para el paso a paso, y Cómo comprimir una presentación de PowerPoint si la presentación también es demasiado grande para enviarla. PowerPoint a PDF en sí no requiere correo ni cuenta, no añade marca de agua, y no guarda tu archivo en ningún sitio.