Um arquivo do Office carrega mais do que aquilo que fica visível na página. Comentários que você resolveu, alterações que você rejeitou, o nome de um autor antigo, um caminho de arquivo anterior, anotações destinadas só a você — nada disso aparece quando você rola pelo documento, e tudo isso viaja junto quando você envia o arquivo.
No Word: o controle de alterações e os comentários persistem mesmo depois que você para de ver as marcações na tela, a menos que sejam explicitamente aceitos/rejeitados e excluídos. As propriedades do documento carregam o autor original, o nome da empresa da sua instalação do Office, e todos os editores anteriores que já mexeram no arquivo. Texto branco, formatação de texto oculto, e conteúdo dentro de caixas de texto também podem ficar invisíveis em uma leitura casual.
No Excel: planilhas e linhas/colunas ocultas são o caso óbvio, mas fórmulas também podem referenciar — e expor — dados que você pretendia remover, e os dados em cache de uma tabela dinâmica podem reter números de antes da sua última atualização, mesmo que a tabela visível já tenha mudado.
No PowerPoint: as anotações do apresentador são o vazamento clássico — visíveis no modo de edição, invisíveis na apresentação de slides, mas incluídas se o arquivo for compartilhado em vez de apresentado. Slides ocultos ficam de fora da apresentação, mas continuam presentes no arquivo, visíveis para qualquer pessoa que o abrir. Conteúdo fora do slide (posicionado fora da área visível) é fácil de esquecer por completo.
Nos três: as propriedades do documento (Arquivo → Informações) armazenam os campos autor, empresa e gerente, que podem revelar mais sobre quem produziu um documento do que o pretendido — o nome do autor de um modelo interno acabando em um documento enviado a um cliente, por exemplo.
O Word, o Excel e o PowerPoint compartilham a mesma ferramenta integrada para isso: vá em Arquivo → Informações → Verificar se há problemas → Inspecionar documento. Isso verifica e permite remover comentários, controle de alterações, texto oculto, conteúdo fora do slide, anotações do apresentador, propriedades do documento e informações pessoais em uma única passada, específica para o que aquele tipo de arquivo pode conter. Rode isso bem antes de enviar o arquivo — rodar mais cedo significa que qualquer coisa adicionada depois (um novo comentário, uma nova planilha oculta) não fica coberta.
Enviar o arquivo do Office como PDF — o padrão mais seguro para a maioria dos compartilhamentos externos, já que não pode ser editado casualmente — não apaga o que o Inspetor de Documento teria encontrado. Isso é transferido como os próprios metadados do PDF (título, autor, software de criação) e, separadamente, um PDF tem suas próprias propriedades de documento, independentes do que o Word ou o Excel escreveram originalmente ali.
Depois de converter com Word para PDF, Excel para PDF ou PowerPoint para PDF, verifique e limpe os metadados do resultado com Metadados do PDF — a ferramenta mostra exatamente o que está armazenado (título, autor, assunto, palavras-chave) e permite deixar em branco os campos que você não quer que viajem junto com o arquivo antes de enviá-lo para fora da empresa.
- Como remover metadados de um PDF — a versão desse mesmo problema específica para PDF
- Por que seu PDF mostra o nome errado na aba do navegador — o que a propriedade de título de um PDF realmente é e de onde ela vem
- Como enviar documentos sensíveis por e-mail com segurança — criptografar o próprio arquivo, depois que os dados ocultos já estiverem limpos
Converta com Word para PDF, Excel para PDF ou PowerPoint para PDF e depois passe o resultado pelo Metadados do PDF para limpar o que sobrou — sem login, sem marca d’água, e cada arquivo é removido dos nossos servidores logo em seguida.