Marta es un personaje inventado para este ejemplo. La situación, en cambio, es de lo más común.
La situación
Marta ha encontrado un piso en Valencia. La inmobiliaria le escribe por WhatsApp: «Para reservarlo, mándanos copia de tu DNI por ambas caras, tu última nómina y el contrato de trabajo. Hoy mismo, que hay más interesados».
Marta tiene las fotos del DNI en el móvil, hechas hace meses para otro trámite. Podría reenviarlas tal cual. Pero esas dos fotos, sin nada más, valen para cualquier cosa: para un alquiler, sí, pero también para abrir una cuenta, contratar una línea o darse de alta en un servicio. Y una vez enviadas, no sabe quién las verá ni cuánto tiempo se quedarán en un chat o en un correo.
Primero, una pregunta: ¿hace falta la copia?
Antes de tocar nada, Marta se pregunta si de verdad tiene que mandar una copia completa. La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) explica en su ficha oficial «¿Es necesario proporcionar una copia del DNI para realizar una contratación?» que, en general, no es necesario entregar una copia para contratar, porque la identidad puede comprobarse de otras maneras, y que la normativa de cada sector sí puede exigirla en algunos casos.
Es una pauta general, no un veredicto sobre tu caso. Muchas inmobiliarias la piden igualmente y Marta quiere el piso. Pero le sirve para dos decisiones: puede preguntar a la agencia para qué la necesitan y cómo la guardarán, y, si la entrega, la entrega con garantías.
El error habitual: enviar la foto sin más
Lo que suele pasar es esto: la imagen original sigue en el móvil, otra copia queda en el chat del agente, otra en su correo y otra en una carpeta compartida de la agencia. Ninguna lleva escrito para qué se pidió. Si alguna se filtra o se reutiliza, nada en el archivo indica que era solo para un alquiler.
Marta decide no mandar la imagen original, sino un PDF con una marca de agua que diga exactamente para qué sirve.
Lo que hizo Marta, decisión por decisión
1. Juntó las dos caras en un solo archivo. Con Imagen a PDF subió la foto del anverso y la del reverso, en ese orden. Salió un PDF de dos páginas. Esta herramienta procesa los archivos en el servidor y los descarta al terminar la descarga; Marta lo sabía y decidió asumirlo. (Más abajo, una alternativa para quien no quiera subir nada.)
2. Abrió el PDF en Añadir marca de agua a PDF. Esta herramienta sí trabaja en el navegador y el archivo no se sube a ningún servidor.
3. Escribió una marca corta, con tres datos. Pensó en qué necesitaría saber cualquiera que viera la copia dentro de un año:
Solo alquiler c/ Colón 12 · Casa Sol · 02/11/2026
Es decir: para qué (alquiler), para quién (la inmobiliaria) y cuándo (hoy). Evitó textos vagos como «COPIA» o «CONFIDENCIAL», que no dicen nada sobre el uso permitido.
4. Ajustó el aspecto con valores concretos. Si no sabes por dónde empezar, estos son buenos puntos de partida:
- Rotación: entre 30 y 45 grados, para que la marca cruce el documento en diagonal. Una marca en una esquina se recorta con facilidad.
- Opacidad: entre 30 % y 40 %. Con menos apenas se ve; con más tapa los datos que la inmobiliaria necesita leer.
- Tamaño de letra: la herramienta empieza en 42, que es demasiado grande para una frase de unas cincuenta letras. Marta probó con 16–22 y fue subiendo hasta que la frase cruzaba la página sin salirse. La vista previa en vivo te dice enseguida si te has pasado.
- Color: cambió el gris por un rojo oscuro. El gris pierde contraste sobre el fondo claro del DNI.
Con la vista previa comprobó que el número del DNI y la fecha de validez seguían leyéndose. Si el texto queda corto, se pueden añadir varias marcas.
5. Se aseguró de que las dos páginas llevaban la marca. Una marca vive en una sola página. Para ponerla en la segunda, Marta usó el botón «Copiar esta marca de agua a otras páginas». Hizo zoom en cada página antes de descargar.
6. Aplanó el PDF, porque si no, la marca se puede borrar. Este es el punto flojo de casi cualquier marca de agua en PDF, también de la que añade esta herramienta: se dibuja como un texto sobre la página, y quien abra el archivo con un editor de PDF puede seleccionarla y borrarla. Para evitarlo, Marta convirtió cada página en una imagen y volvió a juntarlas:
- Subió el PDF a PDF a imagen, eligió PNG y calidad Alta (el DNI conserva el detalle) y descargó el ZIP con las dos imágenes.
- Con esas dos imágenes hizo un nuevo PDF en Imagen a PDF.
El resultado es un PDF cuyas páginas son imágenes: la marca ya forma parte de los píxeles y no hay texto que seleccionar. Lo comprobó abriendo el archivo y buscando una palabra de la marca con la opción Buscar del lector de PDF del móvil (en un ordenador sería Ctrl+F): no encontró nada, y tampoco pudo seleccionar ni una letra manteniendo el dedo pulsado sobre el texto. Estas dos conversiones también se procesan en el servidor y se descartan al terminar la descarga.
¿Prefieres que nada salga de tu dispositivo? Hay una alternativa local: abre el PDF con la marca, amplía cada página hasta que llene la pantalla y haz una captura de pantalla de cada una. Las capturas son imágenes, o sea, ya están aplanadas. Puedes enviarlas tal cual, como dos imágenes. Si la agencia quiere un PDF, no uses Imagen a PDF, porque subiría las capturas a nuestro servidor: usa la opción de imprimir y guardar como PDF de tu móvil, que genera el PDF en el propio dispositivo (el nombre y la ruta cambian según el modelo). Como las páginas son imágenes, el PDF resultante también va aplanado. Lo mismo vale para el paso 1: para juntar las dos fotos en un PDF sin subirlas, imprímelas a PDF con esa misma opción del móvil. Pierdes algo de calidad y comodidad, y ganas que ningún archivo viaja a ninguna parte.
Un detalle importante: las capturas se guardan en tu galería, y muchas galerías se copian solas a Google Fotos o iCloud. Bórralas cuando termines, y vacía también la papelera de la galería y la de la copia en la nube.
7. Envió el archivo aplanado y limpió lo que sobraba. Mandó por WhatsApp solo el PDF final. Después se fijó en qué había quedado en su móvil:
- Los archivos intermedios de la carpeta Descargas: el primer PDF hecho con las fotos y el PDF con la marca todavía sin aplanar. Los borró. El primero es el más importante: es un PDF con el DNI limpio, sin marca, y por eso el único archivo que sirve para cualquier otra cosa.
- Las fotos originales del DNI, que ya estaban en su galería desde antes, no las tocó: son suyas y nunca las envió.
- La copia enviada, que queda en su chat de WhatsApp (y, según el móvil, también en la carpeta donde la aplicación guarda lo enviado). Esa no hacía falta borrarla todavía: lleva la marca, así que es la versión que sí puede circular. Cuando firme el contrato, la borrará de su chat.
Y le escribió a la inmobiliaria: «Os confirmo que la copia es solo para formalizar el alquiler. ¿Podéis borrarla cuando esté firmado?»
Qué pasa con la nómina y el contrato de trabajo
La agencia pidió más cosas, y Marta aplicó la misma idea a cada una:
- La nómina. Normalmente ya es un PDF, así que se salta el paso 1 y va directa a la marca de agua, con el mismo texto de «para qué, para quién y cuándo», seguida de aplanar. Una nómina lleva datos que el arrendador no necesita, como el IBAN o el número de afiliación. Si tapas esos datos con un recuadro opaco desde cualquier herramienta de edición, ten en cuenta que el recuadro por sí solo no borra el texto de debajo: aplana después (paso 6) para que lo tapado desaparezca de verdad. Comprueba con Buscar que ya no se puede encontrar.
- El contrato de trabajo. Si la agencia solo quiere ver la primera página y la de la firma, Extraer páginas de PDF saca solo esas, y no hace falta enviar el contrato entero. Después, la marca va en cada página (con el botón de copiar) y se aplana igual.
Qué cambió
La copia que recibió la inmobiliaria sirve para formalizar el alquiler y poco más. Si en el futuro aparece en un lugar equivocado, el propio documento dice que fue hecho para ese piso, esa agencia y esa fecha, y como la marca está aplanada, no se quita con un clic. No es infalible, pero quita casi todo el valor a una reutilización.
Lo que puedes copiar de este caso
- Pregunta primero si hace falta la copia completa, para qué y cuánto tiempo la guardarán.
- Un solo PDF, ambas caras.
- La marca dice «para qué, para quién y cuándo», en una frase corta.
- Rotación de 30–45 grados, opacidad de 30–40 %, color oscuro y tamaño que ocupe el documento sin salirse. Ajusta con la vista previa.
- Comprueba que la marca está en todas las páginas.
- Aplana el PDF (de PDF a imágenes y de nuevo a PDF) y verifica con la función Buscar del lector de PDF (Ctrl+F en ordenador) que ya no hay texto que buscar.
- Borra los archivos intermedios, sobre todo el PDF limpio sin marca, y las capturas de pantalla si las hiciste (también de la nube).
- El método vale para cualquier documento de identidad: NIE, pasaporte, cédula, INE, carné de conducir. Solo cambia el texto de la marca.
Y un límite que conviene tener claro: aplanar dificulta mucho que alguien quite la marca, pero no la hace imposible de eliminar para quien sepa editar imágenes. Por eso conviene combinarla con un canal razonablemente seguro y con la petición de que borren la copia al terminar.
Para empezar, abre Añadir marca de agua a PDF: es gratis, no pide registro y el archivo no sale de tu navegador mientras pones la marca.