Presumir que o formato em que o arquivo já está é o formato certo para enviar é o erro mais comum nessa decisão. Vale parar um segundo antes de anexar qualquer coisa, porque para a maioria dos documentos a resposta é sempre a mesma.
Se o destinatário vai ler o documento em vez de editá-lo — um currículo, uma nota fiscal, um contrato assinado, um relatório, uma ata de reunião —, envie um PDF, não o arquivo original. Um PDF trava o layout para que ele apareça igual na tela da pessoa e na sua, abre em qualquer dispositivo sem exigir o software que o criou, não pode ser editado ou sobrescrito por acidente durante o envio, e chega com uma impressão mais acabada do que um arquivo nativo pousando na caixa de entrada de alguém. Um documento do Word vira PDF com Word para PDF, uma planilha com Excel para PDF, e uma apresentação de slides compartilhada para leitura — não para apresentar ao vivo — com PowerPoint para PDF.
A exceção é real, e vale não confundi-la com a regra. Se você está colaborando em um documento — alguém precisa adicionar sua parte, ajustar números ou deixar alterações marcadas —, envie o .docx ou o .xlsx. Um PDF atrapalha nesse caso, porque editá-lo exige convertê-lo de volta primeiro. O teste é simples: você está enviando para que a pessoa possa mudar o conteúdo, ou para que ela possa ver? Nativo no primeiro caso, PDF no segundo.
Vale considerar também o software de quem vai receber, não só o seu. Um .docx criado com um recurso recente do Word pode ficar estranho — ou simplesmente não abrir — numa versão mais antiga do Word, num processador de texto concorrente ou num aplicativo móvel com suporte parcial ao formato. Um PDF contorna isso porque a renderização já foi decidida e travada antes de você apertar enviar; nada do lado de quem recebe muda a aparência do arquivo. Isso pesa mais ainda quando o destino é alguém cujo ambiente você não controla: um cliente, um portal de inscrição, um estranho.
E há situações em que até um PDF é mais do que a ocasião pede — um lugar que não exibe documentos de jeito nenhum, como uma postagem em rede social, um status do WhatsApp ou uma página que só aceita upload de imagem. Converter para imagem, nesse caso, é a decisão certa, não um retrocesso: veja Como Postar um PDF no Instagram, LinkedIn ou Status do WhatsApp.
Duas outras coisas para checar antes de enviar. Se o arquivo passou do limite de anexos do seu provedor de e-mail (geralmente 20–25 MB), comprima o PDF em vez de recorrer logo a um link de armazenamento em nuvem — um link que a pessoa precisa clicar e às vezes pedir acesso é uma fricção que um anexo direto evita. E se o conteúdo é sensível — um holerite, a digitalização de um documento de identidade, uma carta médica, um contrato assinado —, a escolha do formato sozinha não protege nada disso; Como Enviar Documentos Sensíveis por E-mail com Segurança mostra como criptografar o arquivo e mandar a senha por um canal separado. Para uma planilha que você não quer que seja editada ou reordenada, nem por alguém bem-intencionado, Compartilhe uma Planilha que Ninguém Pode Alterar explica por que o PDF costuma ser o envio mais seguro também aí.
Converter um arquivo do Word é, de longe, o caso mais comum de todos — Converta Word para PDF Grátis Online é o passo a passo simples, e Word para PDF: Preserve Hiperlinks, Comentários e Controle de Alterações mostra o que sobrevive à conversão e o que é silenciosamente removido dela.
No fim, os três conversores fazem o trabalho pesado dessa escolha: Word para PDF, Excel para PDF e PowerPoint para PDF são gratuitos, não pedem cadastro, não acrescentam marca d’água e descartam o arquivo assim que a conversão termina.