La pregunta del formato solo tiene una respuesta equivocada por defecto: asumir que el formato en el que ya está el archivo es el correcto para enviarlo. Casi todos los documentos se benefician de un momento de reflexión antes de pulsar enviar, y para la mayoría, la respuesta es la misma.
Si el destinatario va a leer el documento en lugar de editarlo —un currículum, una factura, un contrato firmado, un informe, notas de una reunión— envía un PDF, no el archivo original. Un PDF fija el diseño para que se vea igual en su pantalla que en la tuya, se abre en cualquier dispositivo sin necesitar el software con el que se creó, no puede editarse ni sobrescribirse por accidente durante el envío, y transmite una impresión más acabada que un archivo nativo llegando a la bandeja de entrada de alguien. Un documento de Word se convierte con Word a PDF, una hoja de cálculo con Excel a PDF, y una presentación que se comparte para leer en lugar de proyectar en vivo, con PowerPoint a PDF.
La excepción es real: si estás colaborando en un documento —alguien necesita añadir su parte, ajustar cifras o dejar cambios marcados— envía el .docx o el .xlsx. Un PDF aquí se convierte en un obstáculo, porque editarlo exige convertirlo de vuelta primero. La pregunta clave es sencilla: ¿lo envías para que alguien pueda cambiarlo, o para que pueda verlo? Formato nativo para lo primero, PDF para lo segundo.
Conviene tener en cuenta también el software del destinatario, no solo el tuyo. Un .docx creado con una función reciente de Word puede verse mal —o directamente negarse a abrir— en una versión antigua de Word, en un procesador de la competencia o en una app móvil con soporte parcial de formato. Un PDF evita este problema porque la maquetación ya quedó fijada antes de que pulses enviar, y esto importa especialmente cuando el documento va a alguien cuyo entorno no controlas: un cliente, un portal de solicitudes, un desconocido.
Y a veces incluso un PDF es más de lo que la situación pide. Si el destino no muestra documentos en absoluto —una publicación en redes sociales, un estado de WhatsApp, una web que solo acepta subir imágenes— convertir a imagen es la decisión correcta, no un paso atrás: consulta Cómo publicar un PDF en Instagram, LinkedIn o el estado de WhatsApp.
Antes de pulsar enviar, dos comprobaciones más. Si el archivo supera el límite de adjuntos de tu proveedor de correo (habitualmente 20–25 MB), comprime el PDF en lugar de recurrir primero a un enlace de almacenamiento en la nube, que añade una fricción que un adjunto directo evita. Y si el contenido es sensible —una nómina, un escaneo de documento de identidad, una carta médica, un contrato firmado— la elección del formato por sí sola no lo protege: Cómo enviar documentos sensibles por correo de forma segura explica cómo cifrar el archivo y enviar la contraseña por un canal distinto. Para una hoja de cálculo que no quieres que nadie edite ni reordene, ni siquiera con buena intención, Comparte una hoja de cálculo que nadie pueda modificar explica por qué PDF suele ser también el envío más seguro en ese caso.
Convertir un archivo de Word es, con diferencia, el caso más habitual: Convertir Word a PDF gratis online es la guía sencilla, y Word a PDF: conserva hipervínculos, comentarios y cambios marcados explica qué sobrevive a la conversión y qué se elimina discretamente en el proceso. Los tres conversores —Word a PDF, Excel a PDF y PowerPoint a PDF— son gratuitos, no piden registro y no guardan tu archivo en ningún servidor.