Portais do governo, inscrições de universidades, sites de emprego e formulários de visto fazem todos a mesma coisa: definem um teto rígido de tamanho de arquivo e rejeitam qualquer coisa acima dele, quase sempre sem explicar o motivo. 100 KB, 200 KB, 500 KB, 1 MB e 2 MB são os limites mais comuns. Veja como realmente ficar abaixo deles.
O primeiro passo é descobrir o que está deixando o arquivo grande, porque só existem duas possibilidades e cada uma tem uma solução diferente. Se o peso vem de imagens — uma digitalização, uma foto de um documento, um relatório com capturas de tela —, uma única página fotografada com o celular pode facilmente pesar 3 MB sozinha; esse é o caso em cerca de 90% das vezes, e comprime muito bem. Se o peso vem do número de páginas — um documento de texto de 300 páginas é grande porque tem muito conteúdo —, a compressão não ajuda muito, e o que resolve é reduzir o número de páginas. Como regra prática: se o arquivo veio de um scanner ou da sua câmera, é um problema de imagens; se veio do Word ou de um gerador de relatórios e não tem fotos, é um problema de páginas.
Com isso identificado, passe o arquivo pela ferramenta Comprimir PDF. PDFs com muitas imagens costumam cair de 70% a 95% — uma digitalização de 6 MB fica em torno de 300–600 KB —, enquanto o texto continua nítido. Se o arquivo realmente não puder ser reduzido mais, você recebe o original de volta sem alterações, o que indica que a compressão não é a solução para o seu caso. Para a maioria dos limites de 1 MB e 2 MB, esse único passo já resolve tudo.
Quando o limite é mais apertado — os casos de 100 KB e 200 KB —, geralmente ele foi pensado para um documento de página única, como um documento de identidade, uma foto, uma assinatura ou um certificado, não para um relatório de várias páginas. Nesse cenário, envie só a página que pediram: divida o PDF ou exclua as páginas que não precisa, já que cinco páginas comprimidas nunca vão pesar menos que uma única página comprimida. Se você estiver fotografando uma página impressa, digitalize de novo em preto e branco pelo Digitalizar para PDF no modo preto e branco, que gera um arquivo muito menor do que uma foto colorida da mesma página e parece mais com uma digitalização de verdade — marque “Comprimir” na mesma etapa. E corte o fundo: mesa, mãos e sombras são detalhes que o arquivo está pagando para armazenar, e cortar até a borda da página antes de converter remove tudo isso.
Depois de comprimir, confira se o resultado continua legível. O objetivo do documento é que uma pessoa consiga lê-lo, então abra o arquivo e dê zoom a 100% — se o texto está legível, está tudo certo. Se um número de série ou uma assinatura ficou borrado, volte e remova páginas em vez de comprimir mais.
Alguns erros comuns atrapalham mesmo depois de todo esse cuidado: compactar o PDF em ZIP não ajuda, porque um PDF já é comprimido internamente, um ZIP quase não economiza nada, e a maioria dos portais rejeita arquivos .zip de qualquer forma; tirar um print do PDF descarta o texto nítido e o substitui por uma imagem de qualidade inferior dele mesmo; salvar repetidamente — comprimir um arquivo que já foi comprimido — geralmente só piora a qualidade sem ganhar muito em tamanho; e enviar uma foto renomeada para .pdf não funciona, porque ela não é um PDF de verdade e o portal vai rejeitá-la — use Imagem para PDF para converter corretamente.
Se o portal pede um único arquivo, muitos formulários exigem um único PDF combinado dentro de um limite. Junte seus documentos primeiro e só depois comprima o arquivo combinado — comprimir cada parte separadamente e juntar depois costuma resultar em um arquivo maior.
Leitura relacionada: Como comprimir um PDF para enviar por e-mail e Como compartilhar documentos grandes sem os limites de anexos de e-mail. A ferramenta gratuita de Comprimir PDF não pede e-mail nem conta, não adiciona marca d’água, e o arquivo não fica guardado em lugar nenhum depois de processado.