Los portales gubernamentales, las solicitudes universitarias, los portales de empleo y los formularios de visado hacen todos lo mismo: fijan un límite de tamaño de archivo y rechazan todo lo que lo supere, casi siempre sin explicar por qué. 100 KB, 200 KB, 500 KB, 1 MB y 2 MB son los más habituales. Así es como se baja de verdad de esos límites.
Primero, averigua qué está agrandando el archivo, porque solo hay dos posibilidades y cada una tiene una solución distinta. Si es un escaneo, una foto de un documento o un informe con capturas de pantalla, el problema son las imágenes: una sola página fotografiada con el móvil puede pesar fácilmente 3 MB por sí sola, y este es el caso alrededor del 90% de las veces, además de comprimirse muy bien. Si es un documento de texto de 300 páginas que pesa mucho simplemente porque tiene mucho contenido, el problema son las páginas, y ahí la compresión apenas ayuda: lo que hace falta es reducirlas. Como regla rápida, si el archivo viene de un escáner o de la cámara, es un problema de imágenes; si viene de Word o de un generador de informes y no tiene fotos, es un problema de páginas.
El siguiente paso es comprimir. Pásalo por Comprimir PDF: los PDF con muchas imágenes suelen reducirse entre un 70% y un 95% —un escaneo de 6 MB queda alrededor de 300–600 KB— mientras el texto se mantiene nítido. Si el archivo realmente no se puede reducir más, recuperas el original sin cambios, lo que te indica que la compresión no es la palanca adecuada aquí. Para la mayoría de los límites de 1 MB y 2 MB, este único paso resuelve todo el trabajo.
Si después de comprimir sigues por encima del límite —típicamente en los casos de 100 KB y 200 KB—, hay que recordar que los límites muy bajos suelen estar pensados para un documento de una sola página, un DNI, una foto, una firma, un certificado, no para un informe de varias páginas. Sube solo la página que te piden: divide el PDF o elimina las páginas que no necesitas, porque cinco páginas comprimidas nunca pesarán menos que una sola página comprimida. Si estás fotografiando una página impresa, vuelve a escanearla en blanco y negro con Escanear a PDF, lo que produce un archivo mucho más pequeño que una foto en color de la misma página y se parece más a un escaneo real —marca Comprimir en el mismo paso. Y recorta el fondo: el escritorio, las manos y las sombras son detalles que el archivo paga por almacenar, así que recortar hasta el borde de la página antes de convertir los elimina.
Por último, comprueba que sigue siendo legible. El objetivo del documento es que una persona pueda leerlo, así que después de comprimir abre el archivo y haz zoom al 100%: si el texto se lee bien, todo está en orden; si un número de serie o una firma ha quedado borroso, retrocede y elimina páginas en lugar de comprimir más fuerte.
Cuatro errores habituales conviene evitar: comprimir el PDF en un ZIP (un PDF ya está comprimido internamente, así que un ZIP apenas ahorra espacio, y la mayoría de los portales rechazan los archivos .zip de todos modos), hacer una captura de pantalla del PDF (esto descarta el texto nítido y lo sustituye por una imagen de menor calidad del mismo), volver a guardar una y otra vez (comprimir un archivo que ya está comprimido casi siempre degrada la calidad sin apenas ganar tamaño), y subir una foto renombrada como .pdf (no es un PDF de verdad y el portal la rechazará; usa Imagen a PDF para convertirla correctamente).
Si el portal quiere un solo archivo, muchos formularios piden un único PDF combinado bajo un límite: une tus documentos primero y comprime después el archivo combinado, porque comprimir cada parte por separado y unirlas después suele acabar pesando más.
Lecturas relacionadas: Cómo comprimir un PDF para enviarlo por correo electrónico y Cómo compartir documentos grandes sin los límites de los archivos adjuntos de correo. Y cuando quieras probarlo, Comprimir PDF no pide correo, no pide cuenta, no añade marca de agua, y tu archivo no se guarda en ningún sitio.