O Excel não converte “a planilha” para PDF — ele converte o que as configurações de impressão do arquivo dizem para imprimir, planilha por planilha. Essas configurações muitas vezes foram definidas (ou nunca definidas) para um propósito totalmente diferente do PDF que você está tentando gerar agora, e é por isso que o resultado raramente corresponde ao que você vê na tela.
Se uma pasta de trabalho tem cinco abas e o PDF só tem uma, verifique se uma área de impressão já foi definida nesse arquivo. Assim que alguém configura Layout da Página → Área de Impressão → Definir Área de Impressão em uma planilha — mesmo anos atrás, para um trabalho de impressão pontual — o Excel guarda isso como o escopo de impressão padrão daquela planilha, e toda exportação futura, inclusive para PDF, inclui apenas essa região definida a menos que seja explicitamente removida. Uma planilha sem área de impressão definida é exportada por completo; uma planilha com uma área de impressão remanescente de uma tarefa antiga exporta apenas aquele recorte.
Correção: em cada planilha, Layout da Página → Área de Impressão → Limpar Área de Impressão, depois exporte novamente.
Selecionar Arquivo → Imprimir e converter a partir dali envia apenas a planilha que você está olhando no momento, não a pasta de trabalho inteira, a menos que você selecione explicitamente várias abas antes (clique na primeira aba, depois shift-clique na última, ou ctrl-clique em abas específicas) antes de imprimir. Isso confunde as pessoas porque é fácil supor que “converter para PDF” sempre significa “o arquivo inteiro”.
Excel para PDF elimina essa incerteza: envie a pasta de trabalho e todas as planilhas são incluídas automaticamente no PDF gerado, na ordem das abas, sem precisar selecionar nada antes.
O problema oposto — uma pasta de trabalho que deveria ter duas páginas é exportada como quinze, a maioria quase vazia — geralmente significa que o intervalo de impressão do Excel detectou mais espaço usado do que realmente tem conteúdo. Uma célula formatada uma vez e depois limpa, ou um caractere perdido digitado bem longe dos dados visíveis e depois apagado, ainda conta como “usada” no que diz respeito ao intervalo de impressão, então o Excel inclui páginas em branco até onde quer que essa célula fantasma estivesse.
Correção: selecione o intervalo real com dados, use Ctrl+End para descobrir onde o Excel atualmente pensa que o intervalo usado termina (se cair bem longe dos seus dados reais, esse é o culpado), depois defina uma área de impressão explícita cobrindo só o que você precisa antes de converter.
Esse é um problema diferente e mais comum, com sua própria correção dedicada — veja Como Converter Excel para PDF para as configurações de ajuste à página que resolvem isso, e como nosso conversor lida com isso automaticamente.
Antes de confiar em qualquer PDF exportado, abra-o e conte: o número de páginas corresponde ao esperado, e todas as abas que você pretendia incluir realmente aparecem? Uma verificação de trinta segundos evita que uma planilha faltando vire problema do cliente em vez de seu.
Se a exportação ficou inesperadamente grande por causa de páginas fantasmas em branco, comprima o PDF; se alguma página em branco ainda passou apesar de limpar a área de impressão, exclua-a; e assim que o conteúdo das planilhas estiver correto, junte o arquivo com outros documentos, se for o caso.
O Excel para PDF não exige conta, não adiciona marca d’água, e exclui o arquivo no momento em que o download termina.