Excel no convierte “la hoja de cálculo” a PDF: convierte lo que digan los ajustes de impresión del archivo que hay que imprimir, hoja por hoja. Esos ajustes muchas veces se configuraron (o nunca se configuraron) para un propósito completamente distinto al PDF que estás intentando producir ahora, por eso el resultado rara vez coincide con lo que ves en pantalla.
Solo salió una hoja, o solo la activa
Si un libro tiene cinco pestañas y el PDF solo tiene una, comprueba si alguna vez se definió un área de impresión en este archivo. Una vez que alguien establece Diseño de página → Área de impresión → Establecer área de impresión en una hoja —incluso años atrás, para un trabajo de impresión puntual—, Excel lo recuerda como el alcance de impresión predeterminado de esa hoja, y toda exportación futura, incluida a PDF, solo incluye esa región definida a menos que se borre explícitamente. Una hoja sin área de impresión definida se exporta completa; una hoja con un área de impresión persistente de una tarea antigua solo exporta ese fragmento. La solución es ir a cada hoja, Diseño de página → Área de impresión → Borrar área de impresión, y volver a exportar.
Un problema relacionado, pero distinto, es que seleccionar Archivo → Imprimir y convertir desde ahí solo envía la hoja que estás viendo en ese momento, no todo el libro, a menos que selecciones explícitamente varias pestañas primero (haz clic en la primera pestaña y luego en la última con mayúsculas, o control-clic en pestañas específicas) antes de imprimir. Esto confunde a la gente porque es fácil suponer que “convertir a PDF” siempre significa “todo el archivo”. Excel a PDF evita esta incertidumbre: sube el libro y cada hoja se incluye automáticamente en el PDF resultante, en el orden de las pestañas, sin necesidad de seleccionar nada antes.
Aparecieron decenas de páginas casi en blanco
El problema contrario —un libro que debería tener dos páginas se exporta como quince, la mayoría casi vacías— suele significar que el rango de impresión de Excel detectó más espacio usado del que realmente tiene contenido. Una celda formateada una vez y luego vaciada, o un carácter suelto escrito muy lejos de los datos visibles y luego borrado, sigue contando como “usado” a efectos del rango de impresión, así que Excel incluye páginas en blanco hasta donde estuviera esa celda fantasma. La solución es seleccionar el rango real con datos, pulsar Ctrl+Fin para ver dónde cree Excel actualmente que termina el rango usado (si cae mucho más allá de tus datos reales, ahí está el culpable), y luego definir un área de impresión explícita que cubra solo lo que necesitas antes de convertir.
Un tercer problema, distinto y más común, es que columnas o filas queden cortadas en el borde de la página: consulta Cómo convertir Excel a PDF para los ajustes de ajuste a página que lo resuelven, y cómo lo maneja automáticamente nuestro convertidor.
Antes de confiar en cualquier PDF exportado, ábrelo y cuenta: ¿coincide el número de páginas con lo esperado, y aparece cada pestaña que querías incluir? Una comprobación de treinta segundos evita que una hoja faltante se convierta en un problema del cliente en lugar de tuyo. Y después de convertir, comprime el PDF si la exportación salió inesperadamente grande por esas páginas en blanco fantasma, elimina cualquier página en blanco que aún se haya colado a pesar de borrar el área de impresión, y únelo con otros documentos una vez que el contenido de las hojas sea correcto.
Excel a PDF no necesita cuenta, no añade marca de agua, y elimina tu archivo en el momento en que lo descargas.