Um documento que é majoritariamente texto deveria ter algumas centenas de kilobytes. Quando um .docx aparece com 30 ou 50 MB, algo específico está dentro dele. Aqui está a lista, mais ou menos na ordem de frequência com que é a culpada.
De longe, a causa mais comum. Cole uma foto de um celular moderno no Word e você incorporou uma imagem de 12 megapixels e 6 MB — mesmo que ela apareça como uma figura de 8 cm de largura. O Word mantém os dados originais, não o tamanho que você vê. Dez dessas e você tem um documento de 60 MB.
Correção: Comprima o documento Word. As imagens incorporadas são recodificadas para um tamanho razoável enquanto seu texto e layout permanecem exatamente onde estão.
PNG não tem perdas, o que é ótimo para capturas de tela nítidas de interfaces e terrível para o tamanho do arquivo — uma captura de tela cheia em PNG pode ter vários megabytes onde o JPG equivalente teria algumas centenas de kilobytes. Um manual cheio de capturas de tela fica pesado rapidamente.
Correção: o mesmo de acima; a compressão as converte para uma codificação mais razoável.
Recortar no Word esconde as partes que você cortou — não as exclui. Uma foto recortada até um canto ainda carrega toda a imagem original dentro do arquivo.
Correção: comprimir o documento descarta os dados ocultos junto com a resolução excedente.
Um documento que passou por várias rodadas de revisão carrega cada revisão, cada comentário e cada parágrafo excluído. Isso é invisível até você olhar o tamanho do arquivo.
Correção: no Word, aceite ou rejeite todas as alterações e exclua os comentários resolvidos antes de compartilhar. Vale a pena fazer isso tanto por privacidade quanto por tamanho — alterações rastreadas antigas revelam coisas que você talvez não queira enviar.
Uma planilha do Excel incorporada, um gráfico colado ou uma apresentação vinculada armazenam o arquivo de origem inteiro dentro do seu documento. Uma única pasta de trabalho incorporada pode adicionar dezenas de megabytes.
Correção: cole como imagem em vez de objeto quando você só precisa mostrar os dados, ou mantenha a planilha como um anexo separado.
“Incorporar fontes no arquivo” nas opções de salvamento do Word adiciona cada fonte usada, e se “incorporar todos os caracteres” estiver marcado, o conjunto de caracteres inteiro — incluindo milhares de glifos que você nunca digitou.
Correção: desative essa opção a menos que esteja enviando para uma gráfica. Se a fidelidade do layout é o objetivo real, converta para PDF em vez disso — um PDF incorpora só os caracteres realmente usados e trava o layout adequadamente.
Se o destino é revisão ou edição, comprima o documento Word e envie o .docx. Se é um documento finalizado, converta para PDF e comprima esse PDF se necessário — geralmente sai menor que o .docx e não pode ser editado por acidente. E se mesmo assim ainda estiver grande demais para e-mail, divida o conteúdo, ou envie um PDF e divida-o em partes.
Uma observação: um arquivo .doc legado é normalizado para o contêiner moderno .docx quando você o comprime, o que é parte do motivo de ele ficar menor. O conteúdo e a formatação passam inalterados. Se o formato em si é o que você quer, e não o tamanho, DOC para DOCX faz essa etapa sozinho — e DOC vs DOCX: O Que Realmente É Diferente? explica por que o contêiner mais novo é o mais compacto dos dois.
Lidando com uma planilha grande demais em vez disso? As causas são diferentes — veja Por Que Meu Arquivo Excel Está Tão Grande?.
Relacionado: Como Comprimir um Documento Word para o passo a passo, e Por Que um Documento Word Aparece Diferente em Outro Computador se o arquivo não é só grande, mas também está sendo renderizado de forma diferente em outro lugar.
O Comprimir Word não pede conta, não deixa marca d’água, e nunca salva o arquivo enviado em lugar nenhum.