Un documento que es sobre todo texto debería pesar unos cientos de kilobytes. Cuando un .docx aparece con 30 o 50 MB, hay algo concreto dentro. Aquí está la lista, más o menos en orden de frecuencia como culpable.
- Imágenes a resolución completa. Con diferencia, la causa más común. Pega una foto de un móvil moderno en Word y habrás incrustado una imagen de 12 megapíxeles y 6 MB, aunque se muestre como una imagen de 3 pulgadas de ancho, porque Word guarda los datos originales, no el tamaño que ves. Diez de esas y tienes un documento de 60 MB. Comprime el documento de Word: las imágenes incrustadas se vuelven a codificar a un tamaño razonable mientras tu texto y diseño se mantienen exactamente donde están.
- Capturas de pantalla guardadas como PNG. PNG no tiene pérdida, lo que es genial para capturas de interfaz nítidas y terrible para el tamaño del archivo: una captura de pantalla completa en PNG puede pesar varios megabytes donde el JPG equivalente pesa unos cientos de kilobytes. Un manual lleno de capturas se vuelve pesado rápido, y la misma compresión que arregla el punto anterior las convierte a una codificación razonable.
- Imágenes recortadas que no están realmente recortadas. Recortar en Word oculta las partes que cortaste; no las elimina. Una foto recortada hasta una esquina sigue llevando dentro toda la imagen original, y comprimir el documento descarta los datos ocultos junto con la resolución excedente.
- Cambios marcados e historial de versiones. Un documento que ha pasado por varias rondas de revisión lleva cada revisión, cada comentario y cada párrafo eliminado, algo invisible hasta que miras el tamaño del archivo. En Word, acepta o rechaza todos los cambios y elimina los comentarios resueltos antes de compartir; vale la pena hacerlo tanto por privacidad como por tamaño, ya que los cambios marcados antiguos pueden revelar cosas que quizás no quieras enviar.
- Objetos incrustados. Una hoja de Excel incrustada, un gráfico pegado o una presentación enlazada almacenan el archivo de origen completo dentro de tu documento, y un solo libro incrustado puede añadir decenas de megabytes. Pega como imagen en lugar de como objeto cuando solo necesites mostrar los datos, o conserva la hoja de cálculo como un archivo adjunto aparte.
- Fuentes incrustadas. “Incrustar fuentes en el archivo” en las opciones de guardado de Word añade cada fuente usada, y si está marcado “incrustar todos los caracteres”, el conjunto completo de caracteres, incluidos miles de glifos que nunca escribiste. Desactívalo a menos que vayas a enviarlo a una imprenta. Si el objetivo real es la fidelidad del diseño, conviértelo a PDF en su lugar: un PDF incrusta solo los caracteres realmente usados y fija el diseño correctamente.
La decisión rápida depende de para qué es el archivo. Si lo envías para revisión o edición, comprime el documento de Word y envía el .docx. Si lo envías como documento terminado, conviértelo a PDF y comprímelo si hace falta, ya que normalmente pesa menos que el .docx y no se puede editar por accidente. Y si sigue siendo demasiado grande para el correo, divide el contenido, o envía un PDF y divídelo en partes.
Una nota: un archivo .doc heredado se normaliza al contenedor moderno .docx cuando lo comprimes, lo cual es parte de por qué se vuelve más pequeño; el contenido y el formato pasan sin cambios. Si lo que buscas es el formato en sí y no el tamaño, DOC a DOCX hace ese paso por sí solo, y DOC frente a DOCX: ¿cuál es la diferencia real? explica por qué el contenedor más nuevo es el más compacto de los dos.
¿Estás lidiando con una hoja de cálculo demasiado grande en su lugar? Las causas son distintas: consulta ¿Por qué mi archivo de Excel es tan grande?. Relacionado también: Cómo comprimir un documento de Word para el paso a paso, y Por qué un documento de Word se ve distinto en otro ordenador si el archivo no solo pesa mucho sino que además se renderiza de forma distinta en otro sitio.
Comprimir Word no necesita cuenta, no añade marca de agua, y no guarda tu archivo en ningún sitio.