Terminas un presupuesto, una cotización o un informe en Excel y envías el libro por correo. Ahora pueden pasar tres cosas: que alguien cambie un número y lo reenvíe como si fuera tuyo, que alguien haga clic en una celda y lea la fórmula que hay detrás, o que alguien encuentre la hoja oculta con tu coste base.
Un libro lleva mucho más que la cuadrícula que estabas mirando: todas las fórmulas, incluido el cálculo de margen detrás de tu precio; todas las hojas de trabajo, incluidas las que ocultaste en lugar de eliminar; filas filtradas, porque ocultar no es eliminar; comentarios y notas, incluidos los antiguos de tus propios borradores; nombres definidos y vínculos externos que apuntan a archivos de tu red; y el nombre del autor junto con los detalles de revisión en las propiedades del archivo. “Proteger hoja” en Excel no resuelve nada de esto: impide la edición casual con una contraseña que se elimina con trivial facilidad, y no oculta nada de alguien que sepa dónde mirar.
La solución sencilla es enviar un PDF. Convierte el archivo de Excel a PDF y lo que envías es exactamente lo que viste: valores, formato, bordes y formatos numéricos, sin fórmulas, sin hojas ocultas y sin filas filtradas debajo. Se abre en cualquier dispositivo sin tener Excel instalado y se ve igual en todos ellos. Se incluyen todas las hojas de trabajo del libro, y cada hoja se ajusta al ancho de una página, lo cual también resuelve el problema clásico de un informe ancho que deja sus últimas tres columnas colgando en una página aparte.
Como la conversión es fiel, conviene ordenar las cosas antes de convertir y no después. Elimina las hojas que no quieras enviar en lugar de solo ocultarlas, porque las hojas ocultas se siguen incluyendo como páginas. Borra los filtros para ver exactamente lo que se va a renderizar. Revisa el área de impresión si has definido una, ya que es la región que delimita la página. Define los saltos de página a propósito en informes largos para que las secciones empiecen donde tú quieres. Y mira tus encabezados y pies de página, porque pasan tal cual, incluido un “BORRADOR” desactualizado de hace tres meses.
Cuando necesitas ir más allá de un PDF simple, hay varias herramientas que cubren cada caso: si las cifras son confidenciales, bloquea el PDF con una contraseña, cifrada con AES-256, de forma que solo pueda abrirlo quien tenga la contraseña, algo que merece la pena para nóminas, precios o cualquier cosa que prefieras que no se reenvíe por ahí. Para limpiar las propiedades del documento, recuerda que tu nombre y el software con el que se creó viajan en los metadatos del PDF, así que consúltalos y bórralos antes de enviarlo fuera. Si lo combinas con otros documentos, une los PDF en uno solo en lugar de enviar cinco archivos. Y si el resultado es demasiado grande para el correo, comprímelo.
A veces el destinatario realmente necesita los datos: un cliente quiere modelar sus propios escenarios, o un compañero necesita ampliar el análisis. En ese caso envía el libro, pero envía una copia que hayas limpiado: elimina las hojas que no se usan, borra los comentarios y quita las fórmulas que no quieras que se lean pegando solo los valores. Y si alguien te envía a ti un informe en PDF y necesitas sacar las cifras, PDF a Excel recupera las tablas en filas y columnas reales.
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